Decálogo para la presentación oral y defensa del Trabajo Fin de Grado

Jueves, 9 de junio de 2016
1. DECIDIR EL CONTENIDO DE SU PRESENTACIÓN ORAL

Se trata de centrarse y contextualizar el ejercicio de acuerdo al tiempo de que dispone, unos diez minutos, así como lo que quiere resaltar del mismo, es decir, se trata de hacer un guion de su presentación, pero siempre con sus argumentos.

Resulta evidente que en los diez minutos de que, probablemente, disponga no es posible desgranar todo su Trabajo Fin de Grado (TFG) de inicio a fin; por ello debe centrarse y seleccionar aquellos aspectos que serán objeto de su presentación. Analice bien su trabajo y seleccione sus puntos fuertes: sus sugerencias, innovaciones, aportaciones propias o ideas relevantes que haya analizado, dejando a un lado aquellas cuestiones que son del conocimiento general de todos.

Un ejercicio práctico que le aconsejamos: prepare una grabadora, por ejemplo la de su teléfono móvil, cronometre diez minutos y “cuéntese a sí mismo” su TFG, lo que entienda que es más importante, sin olvidar la justificación, el desarrollo y las conclusiones. Luego, escúchese y, si realmente está de acuerdo con todo lo que ha dicho, revisando lógicamente su TFG, entonces está dispuesto para preparar su guion y las diapositivas de su presentación.

2. CONTROLAR LA “PUESTA EN ESCENA”

Deberá preparar este aspecto, planificando su forma de vestir (siendo usted mismo siempre, pero cuidando la adecuación al contexto académico que constituye el acto de presentación de su TFG). Su puesta en escena incluye también la estética de su presentación (el número de sus diapositivas y el diseño de las mismas), el orden en su argumentación, su expresión corporal y su comunicación verbal y no verbal. Todo ello de forma que su presentación sea pausada, serena y sin atropellarse, pero, sobre todo, segura.

Siempre resultan inadecuados los excesos y las estridencias, tanto en su manera de vestir (exceso de pulseras, collares, anillos y complementos o ropa tipo pantalón de deporte, pantalones caídos, etc.), como en la estética de su presentación (número de diapositivas exagerado, fondos y colores, transiciones, iconografía poco académica o que no viene a cuento de nuestro argumento, etc.).

En este punto, tenga en cuenta que la tensión propia del día hará que se le seque la boca y es más que apropiado que tenga a mano, en un lugar accesible, una botella de agua con la que ir hidratándose a medida que le resulte necesario. No es signo de mala educación, sino que basta con un “disculpen” y proceder a beber un sorbo de agua (pero, recuerde, solamente pequeños sorbos).

3. LA PRIMERA IMPRESIÓN, LA PREPARACIÓN Y EL ENSAYO

Sabemos lo importante que es para todos esa primera impresión que nos causa alguien a quien acabamos de conocer, como seguro que le ocurrió a usted el primer día que conoció a un determinado profesor. Esa primera impresión siempre resulta decisiva en los primeros momentos de su relación posterior; tan decisiva como la que usted pueda causar a los tres miembros del tribunal que juzgarán su TFG y su presentación y defensa en público, pero con el hándicap de que su relación, en los términos alumno-miembro del tribunal, solamente durará unos minutos. Por ello debe cuidarla y planificarla al máximo, preparando a conciencia y ensayando su presentación. Tenga siempre en cuenta que “hasta las improvisaciones deben estar previamente ensayadas”.

Además, su imagen personal y la que ofrecerá como profesional (chicles y caramelos, móviles, complementos, muletillas, el puntero) pueden llamar la atención más que su disertación y argumentación. Evite llevar su móvil, no lo lleve ni en modo de silencio. Lo mejor es dejárselo a un compañero para que no tengamos problemas o inconvenientes inesperados. Y si va a utilizar el ratón del ordenador o un puntero, recuerde que también debe ensayar su uso y conocer perfectamente su funcionamiento.

Lo que más seguridad le dará el día de su presentación es llegar con antelación a la sala y comprobar que todo funciona como en su casa: sus diapositivas, el puntero y el ratón del ordenador. Además, esto le dará la oportunidad de ubicarse en el espacio y decidir dónde colocar la botella de agua, sus folios y bolígrafo, etc., de forma que todo le resulte accesible. Es muy recomendable conocer con tiempo suficiente el aula donde tendrá que defender su TFG en público, la disposición de los miembros del tribunal, de la pantalla, del ordenador y especialmente la suya.

4. EL RESPETO Y EL “SABER ESTAR” UNIVERSITARIOS

Este es un punto que debe asumir cuanto antes si aún no lo ha hecho: usted va a ser juzgado por profesionales que forman parte del claustro de profesores del centro y, quizás, por profesionales sanitarios que también formarán parte de su tribunal. Es posible que haya tenido relación previa con alguno de ellos en la facultad, incluso durante sus prácticas tanto hospitalarias como de Atención Primaria; pero no se confunda: ellos son ahora “su tribunal”.

El trato que les debe dispensar siempre, a menos que le indiquen expresamente lo contrario, será el trato de usted, incluso si ellos le tutean o muestran una cierta actitud de confianza, algo que es posible y que se suele hacer para tratar de ayudarles a relajar la tensión emocional y los nervios del momento. Pero una cosa es que usted alivie su tensión y otra muy diferente caer en la “camaradería” o el “amiguismo”, dos conceptos que rompen totalmente con lo que debería ser el comportamiento universitario ante un tribunal. Si le insisten en algún momento que les tutee y que olvide el trato de usted, siempre puede decir que usted se siente mucho más cómodo si puede seguir utilizando el “usted” por el respeto que le merecen los miembros del tribunal. Es común en los tribunales de tesis doctorales, que tanto los miembros del tribunal como el mismo doctorando tengan una relación previa o sean compañeros de profesión, y sin embargo, durante toda la exposición y la defensa posterior, se mantiene siempre presente el respeto universitario con el trato de “usted”. Se trata, como es lógico, de un acto público y académico, como el que se dará el día en el que usted deba defender públicamente su TFG.

5. EL NÚMERO Y EL CONTENIDO DE LAS DIAPOSITIVAS

Una regla orientativa es establecer una media de una diapositiva por cada minuto de exposición, por lo que en su caso lo recomendable es no utilizar más de 10-12 diapositivas, pero claro, esto es solamente a titulo orientativo. ¡Cuántas veces una sola diapositiva, incluso en nuestras propias clases como profesores, ha estado proyectada mucho más que un minuto!

Y seguro que tiene experiencia también de lo contrario, es decir, del paso rápido de 6-8 diapositivas en menos de un minuto, o de las que quedaron sin proyectarse por falta de tiempo del comunicador. Todo depende del contenido real que quiera transmitir con cada diapositiva de su presentación. Una cosa es el contenido de la diapositiva (la cantidad de texto o iconografía que incluya cada una) y otra muy diferente el contenido que realmente vaya usted a transmitir con ella.

Dicho de otro modo, tenga siempre presente que las diapositivas nunca pueden ser un “lean ustedes conmigo”. Deben constituir el guión que le permitirá a usted seguir un hilo conductor y no olvidar nada importante de su TFG, y que además facilitará el seguimiento de su exposición a las personas presentes en la sala y, especialmente, a los tres miembros del tribunal. Por tanto, la diapositiva no puede ser un sustituto del orador y debe contener únicamente las palabras o conceptos clave que usted, como verdadero protagonista de la presentación, pretende desarrollar y explicar con sus propias palabras y su comunicación no verbal. No permita nunca que las diapositivas puedan llegar a sustituirle y ensaye las veces necesarias para que realmente se conviertan en su punto de apoyo. Cuantas más veces ensaye, mejor resultado conseguirá el día de su presentación oral en público y ante el tribunal que le ha de juzgar.

6. EL DISEÑO Y LA UTILIZACIÓN DE LAS DIAPOSITIVAS Y OTROS MEDIOS AUDIOVISUALES

Deberá diseñar sus diapositivas o cualquier otro medio audiovisual que vaya a utilizar como apoyo de su presentación de forma que sean y resulten a todos claras y concisas, exentas de elementos superfluos que puedan distraer la atención de lo realmente interesante y evitando que “el bosque impida ver los árboles”. Deben tener un tamaño de letra adecuado para que puedan ser vistas y entendidas desde los puestos más alejados de la pantalla en el aula; con un espacio interlineal cómodo para seguir su lectura; contener solamente lo preciso. No es conveniente que estén abarrotadas de información. Procure que no le quiten a usted el protagonismo de la presentación porque la diapositiva lo diga todo, puesto que si se da este caso, es que usted, el orador, no es necesario para nada.

En esta última cuestión juegan un papel muy importante los efectos y las transiciones que hoy tiene al alcance de su mano con los avances de la informática moderna, y que permiten no solamente armonizar las presentaciones, sino beneficiarnos de los medios técnicos, sin que sean ellos los que controlen el proceso de comunicación: los diferentes efectos que podemos insertar en las diapositivas permiten, por ejemplo, que los distintos conceptos y contenidos sean visibles únicamente cuando usted lo decida, poco a poco, en su momento oportuno. Esto le ayudará a focalizar la atención de sus interlocutores en lo que usted esté exponiendo en cada momento, evitando que cuando esté explicando el primer punto de la proyección, hayan terminado de leer todo el contenido de la diapositiva. En definitiva, se trata de que los medios técnicos sean un complemento y una ayuda para usted, pero jamás un sustituto que desvíe la atención de su exposición.

Todas estas cuestiones deberá aderezarlas con su personal criterio de la estética, como hace cuando se viste cada día: armonice los colores, evite estridencias, cuide que el fondo tenga un adecuado contraste con el texto o los esquemas y figuras para que realmente destaque adecuadamente el contenido, utilice distintos tamaños de letra, la cursiva, el subrayado o los colores para resaltar cuestiones relevantes y para diferenciar los títulos y subtítulos, etc.

7. CÓMO COMENZAR LA EXPOSICIÓN

Siempre es difícil iniciar cualquier proceso de comunicación, por lo que es conveniente y aconsejable haber ensayado con tiempo este punto. Nos referimos al proceso completo de su “comunicación eficaz”: desde si va a realizar su presentación con todas las luces encendidas o con algunas de ellas (una razón más para llegar con antelación suficiente para valorar este asunto), hasta el saludo inicial (dependiendo de la hora de su exposición saludará en un sentido u otro) y la manera en que va a introducir su presentación.

En los libros de comunicación encontrará un capítulo importante en este sentido al que la mayoría denominamos “Cómo romper el hielo”. Pero usted no tiene que romper nada, ni el hielo, ni nada. Bueno sí, lo único que debe romper es el silencio que suele hacerse presente después de que el presidente del tribunal les diga que puede empezar con su presentación. El silencio se rompe con un buen ensayo de la forma de comenzar. Por ejemplo: “Buenas tardes (o buenos días), con el permiso de los miembros del tribunal pasamos a la exposición de nuestro Trabajo Fin de Grado…”, y todo ello mientras en la pantalla está apareciendo su primera diapositiva con el título del mismo, su nombre y el de su tutor.

Le recomendamos que evite la 1ª persona del singular (he estudiado, he analizado, me dispongo, he llegado a la siguiente conclusión, etc.), dado que su TFG ha contado con el apoyo de muchas personas (a veces del propio paciente y sus familiares, otras veces de los profesionales enfermeros tanto del hospital como del centro de salud, del personal de la biblioteca, de instituciones que le hayan facilitado las cosas, etc.). Lo más justo y académico es utilizar el plural de asociación (hemos elaborado, pensamos, nos ha parecido necesario, creemos, etc.). Es lo que se conoce como “plural de autoría (pluralis auctoris)”. Es muy utilizado y aceptado en las defensas de tesis doctorales.

8. EL CUERPO Y EL DESARROLLO DE LA EXPOSICIÓN

Se trata de los aspectos que ha seleccionado para transmitir en su presentación: no consiste en leer, sino en transmitir y exponer de forma ordenada los contenidos de su exposición, resaltando sus innovaciones o aportaciones que quiera hacer al tema, sus puntos fuertes. No se trata de contar al tribunal, todos profesores y/o expertos profesionales sanitarios, lo que ya se sabe, sino de expresar y “saber contar con rigor y fundamento” sus aportaciones, sugerencias, reflexiones, etc., en el contexto del tipo y enfoque de su TFG.

Puede resultar aconsejable llevar un guión breve escrito para que pueda sentirse más seguro, aunque si las diapositivas están bien diseñadas, ni siquiera es necesario llevar ese guión. Desde luego, nunca lleve su exposición escrita para leerla literalmente a cada paso de las diapositivas, como desafortunadamente ocurre tantas veces, incluso en el mundo profesional y científico de los congresos y en las defensas de tesis doctorales.

Deberá dedicarle a su introducción lo justo para centrar el tema y poner de manifiesto su relevancia, sin perderse en cifras excesivas y dejando claros los objetivos de su TFG. Dedique la mayor parte de su tiempo al desarrollo de su trabajo y reserve tiempo para sus conclusiones y su despedida.

9. LA MEJOR FORMA DE TERMINAR Y CÓMO DESPEDIRSE

Como ocurre con el comienzo, siempre cuesta finalizar, por lo que debe llevar también previamente ensayado algo más que un “ya está”, “he terminado”, “esto es todo” o “con esto he terminado”, como ocurre con tanta frecuencia. Su imagen personal y profesional sigue estando en juego.

Se trata de enlazar con armonía su finalización y despedida con las últimas palabras de su presentación. Puede finalizar, dependiendo de cada caso personal, aclarando que debido a la limitación de espacio (en el documento escrito) y de tiempo (en el ejercicio oral) es consciente de que hay puntos que no ha desarrollado y que ha decidido centrarse en los expuestos por ser menos tenidos en cuenta habitualmente, en los que afectan a un ámbito específico, etc. Pero como decimos, cada uno de ustedes deberá establecer este punto de acuerdo a cada caso particular. Otra buena fórmula para terminar su exposición puede ser la siguiente: “…y tras nuestras conclusiones me pongo a la disposición de los miembros del tribunal para cuantas preguntas deseen formular. Muchas gracias por su atención”.

10. CÓMO RESPONDER A LAS PREGUNTAS DE LOS MIEMBROS DEL TRIBUNAL

Lleve siempre folios en blanco o un block y bolígrafo o lápiz, como prefiera, para poder anotar preguntas, sugerencias o argumentos del tribunal, incluso las ideas que vaya elaborando usted mientras interviene el miembro del tribunal, para sus respuestas.

Escuche con atención cada pregunta o comentario que le planteen y, si no entiende algo, pida que le repitan el planteamiento, pero nunca interrumpa. Entienda que las preguntas u observaciones no son un ataque, aunque a este momento se le defina como defensa, y procure encajarlas adecuadamente entendiendo que se trata de establecer un debate con usted y que las críticas se deben aceptar en todos los casos como “positivas y constructivas”. Si no tiene una respuesta, porque no la conoce o porque no se ha planteado la cuestión, lo mejor es ser honestos, sinceros y manifestarlo sin miedo, así como agradecer la observación o comentario. No invente sobre la marcha, porque seguro que se notará y deslucirá su presentación oral en público.

No obstante, durante la preparación de su presentación, anote sus puntos débiles y las posibles respuestas sobre ellos. Mantenga siempre “el respeto y el saber estar universitarios”, tanto con su comunicación verbal, como con su comunicación no verbal (gestos, movimiento de las manos, sonidos, etc.). Un ejercicio práctico y recomendable: entrene su presentación como si se tratara de la definitiva y que alguien se la grabe en vídeo para que luego pueda analizarla y ser autocrítico. O bien ponga en práctica un role playing como sabe: ensaye su presentación delante de 2-3 compañeros que harán de tribunal y que serán quienes les cronometren el tiempo y quienes le hagan preguntas, cuanto más difíciles mejor. Luego, como es lógico, vayan turnándose y cambiando el papel de alumno y profesor o miembro del tribunal.

Aunque se lo aconsejen sus amigos o compañeros, algún familiar o incluso un profesional sanitario, o lo encuentre en internet, jamás tome ningún medicamento como los betabloqueantes o los ansiolíticos para controlar el “miedo escénico”. La única forma y la más eficaz de controlarlo, todos los que nos dedicamos a la comunicación podemos tener en algún momento, es el ensayo repetido, porque si sabemos lo que queremos decir y cómo decirlo, la eficacia de su comunicación estará asegurada. Y no olvide, como ya hemos dicho, que hasta las improvisaciones deben estar previamente ensayadas.

Cita: Sánchez Martos J, Gamella Pizarro C. Decálogo para la presentación oral y defensa del Trabajo Fin de Grado. Metas Enferm 2013; 16(10): 58-61.