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Metas de Enfermería

Metas de Enfermería

FEBRERO 2018 N° 1 Volumen 21

Implementación de círculos de calidad para la mejora del registro de Enfermería

Sección: Práctica Clínica

Cómo citar este artículo

Hernández Esparza LC, Urbina Aguilar A, Cambero González E. Implementación de círculos de calidad para la mejora del registro de Enfermería. Metas Enferm feb 2018; 21(1):22-7.

Autores

Leticia Carolina Hernández Esparza1, Adriana Urbina Aguilar2, Enriqueta Cambero González3

1Enfermera. Estudiante de la Maestría en Administración en Enfermería. Universidad Autónoma de San Luis Potosí. San Luis Potosí (México)
2Máster en Informática en Salud. Docente de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí. San Luis Potosí (México)
3Máster en Gestión de la Calidad en los Servicios de Salud. Docente de la Universidad de Guadalajara. Guadalajara, Jalisco (México)

Contacto:

Leticia Carolina Hernández Esparza. Diego Baz. No. 3722, Col. Heliodoro Hernández Loza. 44720 Guadalajara, Jalisco (México).

Email: letyhdezes@yahoo.com.mx

Resumen

El registro de Enfermería es una herramienta que facilita la recolección y consulta de datos para el desarrollo de planes de cuidados, el intercambio de información y como medio de referencia. Sin embargo, por factores asociados a la labor de Enfermería no siempre cumplen con todos los estándares, incluido los de índole legal. El propósito de este trabajo es dar a conocer cómo se llevó a cabo un proceso de mejora de la calidad del registro de Enfermería de un hospital público, sobre todo, en los aspectos relacionados con el cumplimiento de la normativa institucional. Para ello, se definieron enfermeros líderes del método que se iba a usar mediante el establecimiento de círculos de calidad, quienes recibieron capacitación, asesoría y seguimiento durante todo el proceso. Paralelamente se incluyeron otros profesionales enfermeros que formarían parte de estos círculos de calidad. Por otro lado, cada líder pudo identificar áreas de mejora, que conllevaron actividades orientadas a la mejora del registro de Enfermería. Al final del proceso, participaron 31 enfermeras y enfermeros (siete líderes y 24 integrantes del círculo), de los 51 que eran responsables de la cumplimentación de los registros (participación del 61%), distribuidos en siete círculos de calidad, consiguiendo una mejora del 75% respecto a la cumplimentación de calidad de los registros. Sin duda, para favorecer el cumplimiento de este objetivo se requirió, no solo la capacitación de los profesionales en la mejora de la ejecución de los registros, sino también su participación constante y un alto grado de compromiso y responsabilidad. En esta ocasión el uso de los círculos de calidad fue una metodología pertinente y factible en la detección de áreas de mejora en beneficio de la organización.

Palabras clave:

Registros de Enfermería ; círculos de calidad ; hospital

Title:

Implementation of quality control circles for the improvement of nursing records

Abstract:

Nursing record is a tool which facilitates data collection and search for the development of care plans, information exchange, and as information and means of reference. However, due to factors associated with the nursing job, these records won’t always meet all standards, including those of legal nature. The objective of this article is to provide information about the manner in which a process for improving the quality of nursing records was conducted in a public hospital, mostly regarding those aspects associated with meeting the institutional rules. To this aim, there was a determination of nurses leading the method that would be used, through the implementation of quality control circles; these nurses received training, counselling, and follow-up throughout the process. At the same time, other nursing professionals were included, who would form part of these quality control circles. On the other hand, each leader could identify areas for improvement, which entailed activities orientated to an improvement in nursing records. At the end of the process, 31 male and female nurses were involved (seven leaders and 24 circle members), of the 51 nurses who were responsible for record completion (61% participation), distributed into seven quality control circles, and achieving a 75% improvement regarding the quality of record completion. Undoubtedly, meeting this objective not only required the training of professionals on the improvement of record execution, but also their constant involvement, and a high level of commitment and responsibility. In this occasion, the use of quality control circles was a relevant and feasible methodology for detecting areas for improvement that would benefit the organization.

Keywords:

nursing records; quality control circles; hospital

Introducción

Los registros de Enfermería son el soporte documental donde queda anotada la valoración, el tratamiento y la evolución del paciente, reflejando la información sobre los cuidados de la atención enfermera, la planificación de actividades, la valoración de riesgos, el establecimiento de planes de cuidados y la preparación del paciente de cara al alta. Así mismo, los registros son documentos jurídico-legales, que constituyen el testimonio documental de los actos del profesional a requerimiento de la autoridad, amparada en México por la Norma Oficial Mexicana 004-SSA3-2012, del expediente clínico (1).

Dicha norma señala que un registro de Enfermería ha de cumplir con una serie de criterios básicos como son los datos de identificación del paciente, sus hábitos, la gráfica de signos vitales, la administración de medicamentos, los procedimientos realizados, la valoración del dolor y el riesgo de caídas, las observaciones de los profesionales y la firma de quien lleva a cabo el registro (2). Estos registros son de obligado cumplimiento en todas las instituciones de salud de México y son responsabilidad del personal enfermero.

Sin embargo, se puede incurrir en errores durante la cumplimentación que conllevan una problemática ético-legal en la práctica enfermera. En los estudios llevados a cabo por Mejía et al. (3) y Alba (4), los factores que se asocian a errores en la cumplimentación de los registros de Enfermería se deben, entre otras causas, a la falta de información que reciben los profesionales cuando se incorporan al puesto de trabajo y de una capacitación continua o actualización de conocimientos, que conllevan la omisión de datos (nombre y firma del personal que realizó el registro, o la hora en que fueron efectuadas las intervenciones), o la falta de cuidado durante la cumplimentación provocando la aparición de tachaduras o correcciones que no son adecuadas para un registro de este tipo.

En la revisión de la literatura, varios autores (4-7) observaron coincidencias en los errores u omisiones que con mayor frecuencia se producían en la cumplimentación de los registros de Enfermería, como era el uso inadecuado de términos médicos, empleo de notas repetitivas y observaciones de rutina con ausencia de juicio profesional, además de presencia de información que carecía de valor clínico, extensa y confusa de los problemas, necesidades, capacidades y limitaciones de los pacientes. La consecuencia fue que el registro de Enfermería se percibía más como un elemento estático, que como un proceso continuo.

En el caso de un hospital de la Seguridad Social de la ciudad de San Luis Potosí, México, los registros de Enfermería llamados oficialmente “Registros Clínicos, Esquema Terapéutico e Intervenciones de Enfermería” son llevados a cabo por el personal operativo conforme a su responsabilidad establecida en el Contrato Colectivo de Trabajo, así como las actividades descritas en el Manual de Procedimientos para la Atención Médica en el Proceso de Hospitalización 2660-003-056 (8,9); y son evaluados por el jefe de Servicio e integrantes del área de Supervisión del Departamento de Enfermería. Con respecto a la evaluación de los registros de Enfermería, se ha constatado la persistencia de deficiencias en la cumplimentación de los formularios con incidencias en la redacción de los datos generales del paciente, resultados de la valoración de signos vitales, cuantificación del balance de líquidos, esquema terapéutico, patrones funcionales, intervenciones y actividades enfermeras, respuesta y evolución, así como de los planes de cuidados al alta (10).

Cuando en el hospital se realiza una auditoría o supervisión de carácter delegacional, dentro de las áreas de mejora (oportunidades de mejora), resalta el hecho de que los registros de Enfermería se encuentren por debajo de lo esperado en términos de calidad de cumplimentación, dando lugar a situaciones que preocupan a los gestores de la propia institución, puesto que puede repercutir en acciones legales, principalmente. Es por ello que se estableció un planteamiento de mejora de la calidad de dichos registros, mediante el diseño e implementación de una estrategia de intervención basada en los círculos de calidad de Kaoru Ishiwaka (11-14), dirigida a los profesionales de Enfermería de un hospital público.

Diseño e implementación de una estrategia de intervención basada en los círculos de calidad de Kaoru Ishiwaka

El proceso se llevó a cabo en dos fases, en el periodo comprendido desde febrero a junio de 2017.

En la primera fase se trabajó en la elección, capacitación, asesoría y seguimiento/evaluación de los líderes del proceso que, de forma voluntaria, habían manifestado su interés en participar en la estrategia, cuyo objetivo era incrementar la calidad del registro enfermero. Esta primera fase duró 15 días. Las actividades que se desarrollaron en la misma se centraron sobre todo en la planificación, puesto que era fundamental realizar sesiones de trabajo conjuntas con los responsables del Departamento de Enfermería del turno de tarde. Para ello se destinaron diez horas de trabajo, que incluyó el análisis de la implementación, la revisión de contenidos temáticos, la factibilidad de la propuesta, los tiempos de ejecución, la selección de participantes, los recursos necesarios, el alcance, las limitaciones y las expectativas (15-19).

La elección de los líderes de los círculos de calidad fue a cargo de los subjefes de Enfermería, siempre y cuando cumplieran con algunos requisitos como responsabilidad, trabajo en equipo, empatía, disponibilidad, comunicación efectiva, benevolencia y compromiso y, principalmente, tener experiencia en el uso de los registros de Enfermería. Los líderes pertenecían a unidades de hospitalización (medicina interna y cirugía general), diálisis y urgencias.

Una vez seleccionados los líderes, lo primero que se valoraron fueron sus conocimientos sobre el tema. Posteriormente se impartieron sesiones formativas, con una duración de cinco horas, orientadas a capacitar a los líderes en el cumplimiento de los estándares generales del registro de Enfermería (historia clínica, aspectos ético-legales y aplicabilidad) y la importancia de la adecuación de la cumplimentación de los formularios de acuerdo a la normativa vigente en el centro. También se abordó el trabajo en equipo. Al finalizar se repitió la valoración de conocimientos de los líderes, que determina su nivel de comprensión de los temas integrados en la capacitación, así como la resolución de dudas.

Seguidamente se procede a una valoración de la capacidad en la práctica realizando ejercicios de cumplimentación de registros de Enfermería. Son los subjefes los responsables de asesorar a los líderes y valorar sus conocimientos y habilidades prácticas.

Para completar el seguimiento/evaluación del registro enfermero, la institución cuenta con un formulario denominado “Cédula de Evaluación de Registros Clínicos”, que incluye 64 ítems que califican aspectos de la calidad y grado de cumplimiento de los registros en función a lo establecido en la Norma Oficial Mexicana 004-SSA3-2012 del expediente clínico. Para valorar la calidad y el grado de cumplimiento se usa una escala dicotómica, de forma que se asigna valor 1 cuando el criterio “se cumple totalmente” y valor 0 cuando el criterio “no se cumple”.

Esta tarea de evaluación y seguimiento se llevó a cabo durante diez días laborales, con cada uno de los líderes, de forma que se podían corregir aspectos relativos a la calidad de la cumplimentación de los registros de forma individualizada y fortalecer sus conocimientos, habilidades y actitudes para garantizar la mayor calidad posible.

De forma simultánea, los subjefes de Enfermería observaron la dinámica de trabajo del personal operativo (los que realizaban las labores de cumplimentación de los registros), con el objeto de identificar el tiempo invertido en la atención del paciente, su carga de trabajo, tiempos muertos, días de descanso y periodos vacacionales, para la configuración de los círculos de calidad de una forma estratégica.

En la segunda fase del proceso se trabajó en la conformación, implementación y desarrollo de los círculos de calidad (11-14), considerada como una técnica colaborativa de la atención de Enfermería en este caso, con cuatro semanas de intervención.

En esta fase se configuraron los círculos de calidad constituidos por un máximo de cuatro enfermeros bajo la dirección del líder, con el seguimiento durante todo el proceso por parte de la subjefe de Enfermería, con el fin de detectar las dificultades metodológicas y de otra índole propias de la dinámica. Para medir el avance del proceso de implementación se realizan valoraciones con la cédula mencionada anteriormente, en el momento inicial y de forma semanal hasta completar el proceso, de esa forma se puede identificar el grado de cumplimiento y la calidad de la información de los registros enfermeros.

Cabe mencionar que este proyecto contó con la autorización del Comité de Ética e Investigación de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí CEIFE-2016-198; así como del consentimiento informado de los participantes. Dicho trabajo fue efectuado conforme a las Normas Oficiales Mexicanas vigentes y de acuerdo a la declaración de Helsinki.

Para el análisis de los datos se utilizó el programa SPSS versión18 y se llevó a cabo un análisis descriptivo de los datos, mediante frecuencias y porcentajes para las variables cualitativas, así como la utilización de la media y la desviación estándar (DE) para las variables cuantitativas.

Resultados de la implementación de la estrategia de intervención basada en los círculos de calidad de Kaoru Ishiwaka

En la primera fase del proceso se logró conformar el contenido temático de la capacitación, así como el establecimiento de la dinámica de asesoría, el seguimiento y la evaluación de la estrategia, con el visto bueno del Departamento de Enfermería.

De los 51 enfermeros que cumplían criterios de inclusión, se seleccionaron 12 mediante muestreo de conveniencia, a criterio de la subjefatura de Enfermería, los cuales fueron elegidos para capacitarles como líderes de los círculos de calidad. Durante la capacitación se presentó la renuncia de dos enfermeros, por lo que, se continuó con la participación de los otros diez.

Todas fueron mujeres: el 90% era enfermera generalista, el 70% tenía el título de licenciatura. El rango de edad fue de 27 a 50 años, con media (DE) de 36,9 (7,52). Contaban con una antigüedad en la institución de 1 a 11 años, con una media (DE) de 6,9 (3,81) (Tabla 1).

Antes de iniciar la capacitación de los líderes se llevó a cabo una valoración de conocimientos acerca del cumplimiento de los registros de Enfermería, objetivándose que un 60% de los líderes mostró calificaciones de 5-6 puntos en una escala de 0 a 10. Al concluir la formación teórica se efectuó una segunda valoración, la cual mostró un notable aumento en la puntuación, detectándose que el 80% de los líderes presentó una puntuación de 9-10 puntos (Gráfico 1).

El proceso de seguimiento y evaluación de la capacitación práctica de los líderes para cumplimentar los registros de Enfermería en su área de trabajo duró diez días. En esta ocasión se evaluó el grado de cumplimiento y la calidad de la información del registro mediante la aplicación de la Cédula de Evaluación de Registros Clínicos, que incluye 64 ítems que califican aspectos de la calidad y grado de cumplimiento de los registros en función a lo establecido en la Norma Oficial Mexicana 004-SSA3-2012 del expediente clínico. Se realizaron cinco evaluaciones del registro, una evaluación inicial (valor de referencia) y una semanal durante un mes (Tabla 2). Se estableció que, para considerar un incremento en la calidad del registro, era necesario superar una puntuación igual o superior a 80 de promedio final.

En la segunda fase (implementación de los círculos), cabe mencionar que se descartó la participación de tres, por traslados de área de trabajo, por lo que solo quedaban siete equipos de trabajo. Para no afectar a estos líderes con una sobrecarga de integrantes de círculos, solo se incluyeron en los equipos un total 24 enfermeros, a los que se les realizó la valoración previa a la formación del cumplimiento del formato de registros mediante la cédula de evaluación aplicada a los líderes, lo que mostró valores por debajo del 60% de cumplimiento (Tabla 3).

Los resultados de las evaluaciones llevadas a cabo por parte de los líderes a los integrantes de cada círculo de calidad, durante el mes siguiente a la formación, demostró un incremento en el cumplimiento de los registros respecto a la valoración previa. Sin embargo, en un 8,33% de los participantes persistieron las bajas calificaciones en todo el proceso. El promedio de cumplimiento del registro se evaluó con los mismos criterios de la formación de los líderes, con la realización de una evaluación como referencia, cuatro seguimientos y su promedio final (Tabla 4).

El alcance que tuvo esta intervención fue de 31 enfermeros (incluidos líderes e integrantes del círculo de calidad) lo que representa una participación del 60,78% del personal de Enfermería.

Con esta intervención se logró una mejora en los siguientes aspectos: referencia de signos vitales, balance de líquidos (ingresos y egresos), esquema terapéutico, juicio clínico (diagnósticos de Enfermería) y plan de cuidados al alta.

Consideraciones finales
El alcance de la estrategia de mejora en la cumplimentación de los registros de Enfermería no ha sido alentador, puesto que un 40% de los profesionales no ha participado en la capacitación. El método se ha mostrado adecuado en los que colaboraban, pero el éxito hubiera sido mayor si la implicación de los profesionales hubiera sido completa.

Respecto a la primera fase de la estrategia, la selección de los líderes por muestreo de conveniencia no fue acertada, ya que se observó la renuncia por parte de algunos participantes. Por esa razón, es necesario establecer criterios específicos para la elección de los mismos, como sería el compromiso. Autores como Giménez et al. (15) refieren que factores como la relación índice enfermera-paciente, el estado de salud de los mismos, la falta de formación de los profesionales sobre la calidad en la cumplimentación de los registros, las incidencias programadas y no programadas y la falta de supervisión, influyen desfavorablemente en las intervenciones que buscan mejorar la actuación enfermera en este sentido, por lo que estos factores han de ser tenidos en cuenta en futuras aplicaciones.

Los resultados de la segunda fase sugieren que para la implementación en un futuro de estrategias similares, metodológicamente se establezcan criterios de evaluación más detallados, y motivar a los participantes para que sean ellos mismos quienes establezcan las medidas necesarias para influir positivamente en sus otros compañeros con similares actividades.

Como conclusión, para la implementación de una estrategia de este tipo basada en círculos de calidad se debe contar con personal, recursos materiales y económicos necesarios para una operacionalización efectiva; así como conformar equipos de trabajo con características laborales similares, no mayor a cuatro personas (un líder y tres integrantes de círculo de calidad) que manifiesten interés en participar. Además, es importante establecer que para garantizar el éxito de cualquier acción o estrategia que se requiera implementar para mejorar los procesos que dependen de los profesionales de Enfermería, se requiere compromiso, responsabilidad y conocimientos para su desempeño, y motivación para poder incidir constantemente en el plan de mejora.

Financiación

Apoyo por parte de Becario del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACyT), México.

Conflicto de intereses

Ninguno.

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